Kalustonhallinta - ABC

Mitä on kalustonhallinta?

Mitä oikeastaan tarkoitetaan, kun puhutaan kalustonhallinnasta?

Kalustonhallinta tarkoittaa käytännön tasolla eri asioita eri toimialoilla, mutta pohjimmiltaan kyse on kuitenkin samasta asiasta, jota ei voi summata vain yhdellä lauseella. Kalustonhallinta kytkeytyy esimerkiksi yrityksen taloushallintoon, kirjanpitoon, laadunhallintaan ja viime kädessä myös johtamisen prosesseihin.

Voidaan nimittäin kysyä: missä on se työpaikka jossa työn tekeminen ei perustu jonkun laitteen tai työvälineen käyttämiseen? Yleinen termi joka liittyy kalustonhallintaan on laiterekisteri -  ja laiterekisteri onkin yksi kalustonhallinnan kokonaisuuteen liittyvä osa-alue. 

Mitä enemmän yrityksessä tehtävän työn tekeminen perustuu laitteiden ja koneiden käyttämiseen, sitä enemmän se joutuu ratkaisemaan tähän kalustoon liittyvän hallinnan prosessejaan. Koska työvoima liikkuu nykyään paljon yritysten välillä ja koska muuttuva toimintaympäristö aiheuttaa jatkuvia muutoksia yrityksen toiminnassa, "vanhan hyvän ajan" toimintamallit eivät usein toimi nykymaailmassa. 

Kalustonhallinnassa tarvitaan hyvää ja helppokäyttöistä sovellusta!

Kokeile ilmaiseksi

Moni yritys laiminlyö kalustonhallintaansa vain siksi, että ei täysin ymmärretä miten paljon ongelmia siitä käytännössä johtuu. Myöskään ei täysin tiedetä, miten asia saataisiin kuntoon niillä vähillä resursseilla, joita yrityksellä on käytettävissä. Kestävä tapa merkitä laitteet ja kalusto on yksi osa toimivaa kalustonhallintaa. 

 

 

Voidaanko kalustonhallinta digitalisoida helposti?

Miten koko kalustonhallinnan prosessi voidaan digitalisoida kustannustehokkaasti ja helposti?

Erilaisista kuittauslomakkeista, tositteista ja laiterekisteri- Excelistä olisi päästävä eroon, mutta miten se tehdään riittävän helposti? Tiedetään, että "koskaan" ei ole paras mahdollinen hetki tehdä muutoksia toimintatavoissa, mutta vain tekemällä muutoksia asiat saadaan parempaan kuntoon.

Kaikki lähtee ihmisten tekemisestä, siksi on tärkeää pystyä ensin kuvaamaan, miten asiat halutaan tehdä ja miettiä sen jälkeen, minkälaisia ohjelmistoja ja ratkaisua tekemisessä tarvitaan. Olemme kirjoittaneet erillisen blogin asiasta jonka voit lukea täällä. Olemme myös laatinee valmiit prosessikuvaukset, jotka saat maksutta suoraan käyttöösi. Näiden prosessikuvauksien avulla saat nopeasti käsityksen siitä, mikä olisi yksi tapa hoitaa koko kalustonhallinta digitaalisesti.  


Tehtävät ja palvelypyynnöt kalustonhallinta

Spotilla Ohjelmisto

Kokeile ilmaiseksi

Kalustohävikki

Kalustohävikki - mistä sitä syntyy ja miten sitä estetään?

Kalustohävikki on lähes jokaista yritystä piinaava vitsaus. Toisaalta kyse on väistämättömyydestä joka johtuu esimerkiksi kaluston vikaantumisesta ja rikkoontumisesta, toisaalta toiminnan "sekoilusta" johtuvasta haitasta jota voidaan pienentää. Riippuen roolista (esim. talouspäällikkö tai työnjohtaja), näkökulma asiaan vaihtelee. Siinä missä toista kiinnostaa hävinneiden rai rikkoontuneiden laitteiden arvo, toista kiinnostaa se, miten työt saataisiin hoidettua tehokkaammin ilman sekoilua. 

Miten kalustohävikkiä voidaan vähentää ilman raskaita inventaarioita tai turhaa selvittelyä? Vähentämällä kalustohävikkiä säästetään selvää rahaa kaluston hankintakustannuksissa, minkä lisäksi se edistää työntekijöiden työtyytyväisyyttä siksi, että käyttökuntoiset laitteet ja työvälineet ovat oikeilla paikoilla, oikeaan aikaan käytettävissä.

Turha "sekoilu" ja "säntäily" kaluston suhteen loppuu, kun kalustonhallinta saadaan kuntoon. Tärkeänä osana sen kuntoon laittamista on kalustohävikin kitkentä minimiin. Kalustohävikki kohdistuu usein helposti yksikköhinnaltaan noin 100,00 € - 3000,00 € / kpl maksaviin laitteisiin, joiden osalta kirjanpito on heikompaa, kuin selkeästi kalliimpien laitteiden tai työkalujen kohdalla.

Kalustohävikki aiheutuu yleensä joistain näistä syistä johtuen:

  • Kalustoa ei ole luotettavasti ylläpidetty kalusto- tai laiterekisterissä (perinteisesti "kirjanpito"), minkä takia kukaan ei oikeastaan minään ajanhetkenä voi olla varma siitä, mitä laitteita ylipäätään on olemassa
  • Kalustoa ei seurata aktiivisesti, eli ei tiedetä, kenellä (henkilö) tai missä (työmaa, varasto) laitteen kulloinkin "pitäisi" olla
  • Prosessit jotka liittyvät kalustonhallintaan (hankinta, inventointi, vikakorjaukset, luovutukset) eivät ole kunnossa tai niitä ei ole kuvattu
  • Yrityksen "kulttuurissa" kalustonhallinta ei ole riittävän arvostettu asia, siitä ei puhuta eikä sen hoitamisesta kiitetä tai hoitamatta jättämisestä rangota. 

Minkälaisia ongelmia kalustohävikki tyypillisesti aiheuttaa?

  • "Sekoilua". Sinänsä tiedetään, että kalustoa pitäisi olla, mutta kun sitä etsitään ei kalustoa löydykään mistään. Tällöin töitä ei saada suoritettua, koska oikea kalusto tai laite ei ole oikealla henkilöllä, käyttökuntoisena, silloin kun sitä tarvitaan. Sekoilu taas johtaa myös tyytymättömyyteen työntekijöiden kohdalla, joka osaltaan johtaa muihin lieveilmiöihin. 
  • Taloudellisia tappioita.  Yritys kärsii taloudellisia tappioita, kun laitteita häviää, niitä hankitaan turhaan (koska ei tiedetä mitä laitteita olisi ollut käytössä) ja siksi että laitteet hajoavat. Lisäksi on selvää, että osa kalustohävikistä johtuu varkauksista, jotka ovat aina helposti toteutettavissa silloin, kun kukaan ei lähtökohtaisestikaan osaa kaivata kalustoa

Miten kalustohävikkiä voidaan ehkäistä?

Mitään "hopealuotia" ei ole olemassa. Kalustohävikkiä on aina, riippumatta toimenpiteistä joita sen ehkäisemiseksi tehdään. Toimenpiteet joilla kalustohävikkiä voidaan ehkäistä ovat kuitenkin yksinkertaisia ja melko helposti toteutettavissa.

  • Kalusto on otettava "rekisteriin", jotta tiedetään mitä omaisuutta yrityksellä on
  • Kalusto on otettava "seurantaan", eli pitää tietää kenellä tai missä kalusto liikkuu
  • Kaluston luovutuksista (vikaantuminen, poistaminen käytöstä, luovutus toiselle vastuulliselle) on jäätävä "jälki" rekisteriin
  • Inventointia on tehtätä (ja jos sähköinen laiterekisteri on kunnossa, tämä onnistuu automaattisesti)

Kalustohävikin ehkäiseminen on kannattavaa aina, jos siitä saatavat hyödyt ovat suurempia kuin siitä aiheutuva vaiva. Suurimmassa osassa asiakkaidemme kanssa läpikäymistämme tapauksista, ehkäiseminen on ollut kannattavaa. 

 

Kalustonhallinta ohjelmisto

Mitä tehdään kalustonhallintaohjelmistolla?

Kalustonhallintaan tarkoitettu ohjelmisto pitää tyypillisesti sisällään seuraavia ominaisuuksia, joiden avulla yritys pystyy järkevästi toteuttamaan kalustonhallintaa (myös "EAM" eli "Enterprise Asset Management":

  • Laiterekisteri, kohderekisteri ja kalustorekisteri
  • Kaluston ostamiseen, hintaan ja nykyarvoon liittyvät tiedot
  • Kaluston pysyvät tiedot (ns. "laitekortti")
  • Kaluston ylläpitoon liittyvät tehtävä (ennakoiva- ja korjaava kunnossapito)
  • Kaluston käyttöpäiväkirja
  • Kaluston sijaintitiedot
  • Kalustovaraukset

Kalustonhallintaohjelmiston tarkoitus on helpottaa kaikkea kalustoon liittyvää toimintaa - ei ainoastaan yrityksen johdossa vaan ennen kaikkea sen henkilöstön parissa joka laitteita työssään tarvitsee. 

hallintaportaali karttanäkymä

Spotilla Ohjelmisto

GPS Paikannus ja kaluston paikkatiedot

Mistä on kyse?

GPS-paikantamiseen perustuva kalustonhallinta perustuu aktiiviseen, oman virtalähteen, lähettimen ja datayhteyden sisältävän laitteen kiinnittämistä seurattavaan kalustoon. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen kaluston seurannan esimerkiksi karttapohjalle visualisoituna. 

Kaluston GPS-paikannus on viime vuosina noussut vahvasti suuren yleistön tietoisuuteen (eikä vähiten tv-mainosten takia). Käytännössä liikkuvan kaluston GPS-paikantamista on tehty jo pitkään eri toimialoilla, erityisesti logistiikkaan ja kuljetukseen (rahti) sekä kunnossapitoon (lumiaura) tai palvelutuotantoon (esim. työkoneet) liittyen. 

Käytännössä puhutaan laitteista, jotka tarjoavat virtaa itsenäisellä GPS-laitteelle tai esim. ajoneuvoista, joiden OBD- tai muuhun tietoliikenneporttiin voidaan suoraan kytkeä erillinen GPS-laite. Nykyisin myös laitevalmistajat valmistavat omaan kalustoonsa liittyen suoraan tehtaalla GPS-paikantamiseen soveltuvat ratkaisut. 

Onko GPS-paikantamiseen perustuva kaluston seuranta aina perusteltua ja kustannustehokasta?

Oletuksena on tällöin, että jonkun henkilön työtehtävien kannalta on tärkeää saada tietää reaaliaikaisesti, missä laite liikkuu. Toisaalta voidaan myös ajatella, että jonkun on tärkeää tietää, mikäli kalusto liikkuu jollakin alueella. Kaluston on siten oltava suhteellisen toimintakriittistä ja arvokasta, että reaaliaikaisen kaluston paikantamisen voidaan katsoa olevan perusteltua.

Tyypillisesti reaaliaikaista kaluston paikantamista käytetään ajoneuvoissa ja isoissa työkoneissa, ei niinkään yksikköhinnaltaan esim. 100,00 € - 3000,00 € arvoisten työkoneiden ja laitteiden hallinnassa. Tähän on selvä syy: kustannustehokkuus häviää.

Itsenäiset ja omatoimiset GPS-laitteet muodostavat asiakkaalle kustannuksia seuraavasti:

  • laitteen investointihinta TAI laitteen palveluvuokra
  • laitteen tiedonsiirtoyhteys (voi kuulua palveluvuokraan)
  • laitteen vikaantuminen/rikkoontuminen
  • laitteen vikatilanteiden hoitaminen (esim. laitteen korvaaminen uudella)

kalustonhallinta_gps_kustannus

Kuvan taulukossa on laskettu esimerkkikustannuksia aktiivisen GPS-paikantamisen ratkaisulle. Kuvasta voidaan päätellä, että isommilla kalustomäärillä kustannukset eivät liiku kymmenissä, vaan sadoissa tuhansissa euroissa. 

Mikä on kustannus aktiiviselle GPS-paikantamiselle, jos kalustoa on satoja - tai tuhansia kappaleita? Voidaan helposti päätellä, että aktiivinen seuranta on mitä suurimmalla todennäköisyydellä liian kallis ratkaisu tähän tarkoitukseen. Toisaalta on myös muistettava, että laite, joka itsessään sisältää piirilevyn, mikroprosessorin, akuston ja virransyötön, on takuuvarma huoltokohde itsessän, mitä pidemmälle sen elinkaaressa liikutaan. Näin ollen sadat itsenäiset GPS-paikantimet tulevat vaatimaan myös jatkuvaa ylläpitoa ja huoltoa (korjaukset, buuttaukset, vaihtamiset). 

Aktiivinen GPS-paikantaminen on varmasti perusteltua ja tarpeellista sekä kustannustehokasta sellaisessa kalustonhallinnassa ja silloin, kun:

  • Kaluston tarkkaa sijaintia tarvitaan usein, reaaliaikaisesti tai tietokantaan "pisteinä" joiden perusteella dataa hyödynnetään muissa sovelluksissa
  • Kalustoa on suhteellisen vähän (kymmenistä muutamaan sataan) ja se on homogeenistä
  • GPS-Paikantimien asennusolosuhteet takaavat niille häiriöttömän toiminnan (= joku ei joudu jatkuvasti tekemään töitä niiden toiminnan osalta)

 Aktiivinen GPS-paikantaminen ei todennäköisesti ole kustannustehokasta sellaisessa kalustonhallinnassa ja silloin, kun:

  • Kalusto on tuhansista satoihin
  • Kaluston sijainti tarvitaan vain ajoittain eikä sen "polkua" tarvitse seurata
  • Kalusto on moninaista (esim. työkoneita, pienempiä sähkölaitteita, akkusähkötyökaluja, vuokralaitteita)
  • Kalusto ei sisällä valmiita sähkönsyöttöjä/liitäntäportteja aktiivisille GPS-paikantimille vaan ne joutuvat toimimaan akkuvirralla ja niitä joudutaan lataamaan