Ohjelmisto, järjestelmä vai sovellus?
Makuasia, mitä sanaa olemme tottuneet käyttämään. Monesti kunnossapito-ohjelmisto tuo mieleen vanhahtavan, työlään käyttää ja pitkän käyttöönottoprojektin.
Kunnossapitojärjestelmä taas kuulostaa periaatteiden mukaiselta kokonaisuudelta, staattiselta. Entä voisiko se olla kunnossapitojärjestelmä 2020-luvulta?
Kunnossapitosovellus on taas teorian tai mallin soveltamista käytäntöön. Wikipediakin tietää, että sovellus kuulostaa modernilta ja tärkein juttu on mallin soveltamista käytäntöön.
Onko oikeastaan väliä onko se kunnossapito-ohjelmisto? Kunnossapitojärjestelmä? Vai kunnossapitosovellus? Huolto-ohjelma tai huoltojärjestelmä tai huoltosovellus?
Ei. Tärkeintä on, että se soveltuu kunnossapidon tarpeisiin ja se automatisoi ja helpottaa kunnossapidon käytännön prosesseja jokapäiväisessä arjessa ja pyrkii tehostamaan toimintaa. Ennen kaikkea mahdollistamaan häiriötön tuotanto.
Lyhyesti kiteytettynä se tarjoaa:
-
Nopeaa tiedonkulkua
-
Luotettavuuden lisääntymistä
-
Kustannusten hallintaa
-
Parempaa tiedonhallintaa
-
Helppo ottaa käyttöön
Jokaisen yrityksen ja organisaation kunnossapidon tilanne ja tarpeet ovat erilaisia, eikä jokaiseen tilanteeseen täydellisesti sopivaa ratkaisua ole olemassa. Yhdestä asiasta kaikki ovat varmasti samaa mieltä. Kunnossapidon työkalun tulisi olla helppokäyttöinen järjestelmä. Muokattavissa vastaamaan omia tarpeita ja järjestelmän toimittajalla pitäisi olla sopivasti tukitoimintoja käytössä.
Monelle pienelle ja isommallekin suomalaiselle yritykselle sopii kevyt ja modulaarinen kunnossapitosovellus. Entä teollisuuden kunnossapito? Teollisuudella saattaa olla laajempi tarve ja näkökulma, mutta perustarve on kuitenkin toimiva kunnossapitojärjestelmä.
Nämä sovellukset ovat pääsääntöisesti pilvestä hankittavia ja eivät vaadi juurikaan alkuinvestointeja.
Niiden avulla voi keskittyä kunnossapidon ydintoimintojen eli:
-
Ennakoivan ja korjaavan kunnossapidon hallintaan
-
Kunnossapidon kehittämiseen
Huolto- ja kunnossapito tarvitsee hyvän ja toimivan ratkaisun:
Paperilomakkeesta sähköiseen lomakkeeseen
Paperilomake oli aikansa ikoni, siitä löytyi kaikki oikea tieto ja se arkistoitiin oikeaan mappiin. Asiakkaan laskua tai kuukausittaista raporttia varten paperilomakkeista koottiin laskut ja raportit. Seuraava askel oli käyttää erilaisia taulukkolaskentaohjelmia ja siirtää paperilomakkeista tieto taulukkoon.
Se oli aikaa se. Nykyään kunnossapidon ammattilaisen paras kaveri on sähköinen lomake.
Se ei ole suinkaan ainoa muutos, sillä digitaalisuus tullut jäädäkseen. Olemme sitten kunnossapitohommissa tai vapaa-ajalla. Jokaiselta löytyy älypuhelin ja erilaisia omaa elämää helpottavia sovelluksia.
Myös yritykset käyttävät sähköisiä työkaluja omassa toiminnassaan, olivat ne sitten sovelluksia, ohjelmistoja tai sovelluksia. Paperilomake ja taulukkolaskentaohjelma ovat jo palvelleet tarpeeksi pitkään ja 2020-luvulle sopii paremmin sähköiset lomakkeet ja sovellus oman kunnossapidon toiminnanohjaukseen.
Miksi kannattaisi siirtyä sähköisiin lomakkeisiin ja digitalisoida omaa kunnossapitoa?
5 hyvää syytä perusteluineen..
-
Sähköinen lomake säästää rahaa ja aikaa
Perustelu: huollossa ja kunnossapidossa täytetyt sähköiset lomakkeet säästävät rahaa verrattuna paperiseen versioon. Sähköisen lomakkeen voi jakaa nopeasti koko huollon ja kunnossapidon tiimille. Tietoa ei tarvitse siirtää manuaalisesti paperilta taulukkolaskentaohjelmaan työnjohdossa. Sähköisen lomakkeen avulla laskutus ja raportointi on helppoa. -
Sähköiset lomakkeet ovat helposti muokattavissa
Perustelu: sähköinen lomake on helppo muokata nopeasti vastaamaan huollon ja kunnossapidon toiminnanohjauksen tarpeita. Niihin on helppo lisätä kuvia tai muuta tarvittavaa sisältöä. Lisäksi ne on helppo järjestää esimerkiksi aihealueiden mukaisesti oman yrityksen tarpeiden mukaiseen järjestykseen. -
Tarkkaa reaaliaikaista tietoa
Perustelu: sähköisten lomakkeiden tieto on noudettavissa missä tahansa ja milloin tahansa. Mikä parasta, kun lisää tietoa koneen tai laitteen huoltoon liittyen, koko tiimi näkee päivitetyn tiedon heti-oitis-välittömästi. Ei tarvitse soittaa tai lähettää viestejä liittyen huoltoon ja sen edistymiseen. Reaaliaikainen tieto säästää myös työaikaa. -
Kerran dokumentoitu tieto pysyy tallessa
Perustelu: erilaisilla aloilla on erilaisia tarpeita liittyen huollon ja kunnossapidon tiedon dokumentointiin ja säilytykseen. Kerran tallennettu tieto on nopeasti haettavissa esimerkiksi viranomaisten auditointia varten, ulkoisen asiakkaan halutessa todentaa laskutusta tai esimerkiksi oman firman projektin edistymisen seuraamista varten. Tieto löytyy helposti sähköisestä sovelluksesta. Yksikään sähköinen lomake ei joudu hukkaan digitaalisessa arkistossa. -
Sähköinen lomake on kätevä huoltotöissä
Perustelu: huoltomies saa helposti ja nopeasti esille huoltoa tarvitsevan koneen tai laitteen tiedot lukemalla NFC- ja QR-kooditagin. Se avaa sähköisen lomakkeen, josta löytyy kaikki tarpeellinen tieto, kuten kone- tai laitekortti, erilaiset tarkistuslistat, huoltohistoria tai kuvia helpottamaan huoltoa. Huollon jälkeen voi sähköiselle lomakkeelle lisätä tietoa huoltoon liittyen ja tallentaa tieto nopeasti ja helposti. Sähköinen lomake näkyy heti tallennuksen jälkeen sovelluksessa ja työnjohdossa huomataan huoltotyön valmistuminen. Työnjohdossa ei tarvitse ihmetellä huoltomiehen epäselvää käsialaa ja huoltomiehen ei tarvitse viedä paperista huoltoraporttia työnjohtajalle työpäivän päätteeksi.
Suositus
käy katsomassa kuinka paljon sähköinen lomake voi säästää sinun yrityksessäsi sinulle rahaa
Vikailmoitus, laatuilmoitus, määräaikaishuoltoilmoitus..
Huoltoon ja kunnossapitoon liittyy paljon erilaista ja todella tärkeää informaatiota.
Informaatio pitää järjestää kiireellisyysjärjestykseen, laittaa oikeat huoltomiehet töihin oikeaan kohteeseen, pitää huolta määräaikaishuoltojen tekemisestä ja löytää vielä asiakkaan tuotantokatkon selvittämiseksi sopiva aikaikkuna, kaiken keskellä. Se vaatii hyvää viestintää ja työnohjausta.
Haastavaa hommaa työnjohdolle. Varsinkin, jos huoltoa ja kunnossapitoa tehdään omien tilojen ulkopuolella asiakkaille. Silloin erityisesti työtehtävien tehokas hallinta kentällä nousee todella tärkeäksi.
Täytyy olla melkoinen kehäkettu omassa työssään, että saa kaiken järjestymään kädenkäänteessä. Aikapaine on varmasti kova. Työnohjauksen lisäksi pitäisi kaikki huollon ja kunnossapidon tehdyt työt raportoida ja laskuttaa.
Kaikkea ei aina kannata yrittää hallita itse, kun on olemassa apua tarjolla. Hyvä huollon ja kunnossapidon apu on kunnossapitojärjestelmä, joka auttaa toiminnanohjauksessa.
Hyvä kunnossapitojärjestelmä auttaa työnjohtoa 3 heille tärkeässä työtehtävässä
-
viestintä - oikeille ihmisille, oikeaan aikaan ja työtehtävään liittyvä viesti on helposti nähtävissä mobiilisovelluksessa
-
työnohjaus - työnjohdossa olevat ihmiset näkevät eri työjonot ja pystyvät priorisoimaan töitä sen mukaisesti. Huoltotyötä tekevät näkevät vain oman huoltojononsa ja sen viestit
-
Ennakkotöiden suunnittelu - hyvä sovellus auttaa työnjohtajaa näkemään koko näkymän määrätylle päivälle, viikolle tai muulle valitulle ajankohdalle. Kun töitä kuitataan tehdyksi, huoltoja peruuntuu tai tulee lisää, päivittyy työnjohdon näkymä koko ajan. Se tekee ennakoinnista ja työsuunnittelusta helpompaa. Enää ei tarvitse tuijottaa eri kalentereita tai paperisia työvuorolistoja.
Spotilla on kunnossapitojärjestelmä, joka on kehitetty kaiken tyyppiseen huolto- ja kunnossapitotoimintaan sekä laite-, kohde- tai asiakaskeskeisen työn suorittamiseen.
Spotillan avulla saat työntekijät tyytyväiseksi ja tehostat toimintaasi
Hyvässä järjestelmässä kaikki laitekorttien tiedot voidaan määritellä vapaasti erilaisille laitteille ja laiteryhmille.
Siten tarpeelliset tiedot saadaan varmasti ylläpidettyä.
Mitä pitäisi huomioida?
Nyrkkisääntönä voisi olla seuraava: laitekortti sisältää vain tarpeelliset tiedot.
Tietoja päivitetään, kun ne muuttuvat. Vanha tai tarpeeton tieto voi pahimmillaan saada huoltoa tai kunnossapitoa ymmälleen, mikä on tarpeellista ja ajan tasalla olevaa tietoa ja mikä ei?
Mitä tietoja kalustosta pitäisi kerätä?
Sen määrittävät toimiala, kalusto, laitteisto ja niiden käyttötarkoitus. Seuraavat yleiset tiedot voidaan tunnistaa lähes kaikkia toimialoja koskeviksi:
-
Merkki ja malli, sarjanumero tai muu yksilöllinen tunniste
-
Käyttöönotto- tai ostohetki
-
Ostohinta, hankintapaikka, toimittaja
-
Takuuseen liittyvät tiedot
-
Huoltosopimukseen tai huoltoon / kunnossapitoon liittyvät tiedot
-
Kuntoluokka
-
Lakisääteisten huoltojen ja/tai tarkastusten tiedot (edellinen, seuraava)
Hyvässä kunnossapitojärjestelmässä kaikki laitekorttien tiedot voidaan määritellä vapaasti erilaisille laitteille ja laiteryhmille. Siten tarpeelliset tiedot saadaan varmasti ylläpidettyä.
Kaikkien koneiden ja laitteiden hallinta tulee olla mahdollisimman helppoa ja kaikki laitetiedot saatavilla mahdollisimman nopeasti, huoltohistoria todennettavissa ja kaikki käyttöpäiväkirjaukset todennettavissa ja tulostettavissa. Mikäli kalustoa on useammassa paikassa, on niitä helpompi hallita järjestelmän avulla. Samalla voi tarkistaa, milloin niille tulee tehdä seuraavat huollot ja erilaiset tarkistukset. Hyvän kunnossapitojärjestelmän avulla kunnossapidon ammattilainen hallitsee helposti kalustoaan.
Hyvällä kalustonhallinnalla on myös mahdollisuus vaikuttaa kaluston vuosikustannuksiin. Kalustoon kohdistuu erilaisia kuluja, kuten kaluston etsimiseen käytettävä työaika, kalustohävikki ja kalustohankinnat. Kalustonhallinnan avulla on mahdollisuus myös vaikuttaa sen vuosittaisiin kustannuksiin ja pyrkiä tehostamaan kalustonhallintaa. Käy katsomassa lisää kalustonhallinnan vuosikustannuksien laskennasta.
Jos pohdit vielä kone- ja laitekortteja. Ei hätää!
Olemme laatineet esimerkkilaitekortin Exceliin, jonka avulla voi helposti hahmotella erilaisten laiteryhmien mukaan tarpeellisia laitekorttien ja konekorttien tietoja. Excelin ei tietenkään pitäisi olla tietojen "koti", vaan Excelistä tiedot tulisi siirtää sopivaan ohjelmistoon.
Oletko miettimässä kunnossapitojärjestelmän hankintaa tai uusimista?
Olemme laatineet sinua varten erityisen kunnossapitojärjestelmän hankintaoppaan. Siellä on Excel -työkalu järjestelmän hankinnan ja vaihtamisen tueksi. Saat työkalun avulla arvokasta lisätietoa, minkälaisia asioita pitäisi ottaa huomioon uuden järjestelmän osalta.
Miten myytit vaikuttavat kunnossapitoon?
Mikä on myytti?
Tarina tai uskomus. Se selittää asioita, joista ei ole ensikäden tietoa tai joiden paikkansapitävyyttä ei voida todentaa. Blogiteksti aiheesta tässä linkissä.
Miten se liittyy kunnossapitojärjestelmään?
Paljonkin.
Kaikille sopii samanlainen kunnossapitojärjestelmä!
Kunnossapitojärjestelmiä ei tarvita!
Ne ovat kalliita ja työläitä ottaa käyttöön!
Pienet yritykset eivät tarvitse järjestelmiä tai sovelluksia!
Sitä paisti nyt on liian kiire kehitykselle!
Tuntuuko tutulle?
Jokainen meistä valitsee taistelunsa. Suositus olisi kuitenkin ottaa hetki sille kehitykselle ja katsoa mihin se parhaimmillaan vie. Suurin menetys on aika, suuri hyöty voi olla oikeanlainen tieto ja ehkä joku kehitysehdotus, jota voisi käyttää omassakin firmassa.
P.S. aina voi kehittyä paremmaksi kuin naapurin firma.
HALUATKO ANTAA MYYTEILLE KYYTIÄ? KLIKKAA WEBINAARILINKKIÄ JA VARAA PAIKKA, VAIKKA ETURIVISTÄ!
