Mikä on hyvä työnohjausjärjestelmä?

Perusteet ja lähtökohdat

Perusteet 

Riippuen siitä, mistä liiketoiminnan toimialasta on kyse, työnohjausjärjestelmä voi näyttäytyä erilaisena ja tarkoittaa eri asiaa.

Tällä sivulla keskitytään työnohjausjärjestelmien osalta kenttätyönohjaukseen ja erityisesti huolto ja kunnossapito toiminnassa tarvittavaan työn ohjaukseen ja työnohjausjärjestelmiin.

Työnohjausjärjestelmä on sovellus jolla pyritään helpottamaan ennen kaikkea kentällä tehtävän työn ("kenttätyö") toimintaa. Keskeisin asia työnohjausjärjestelmässä on, että se tuottaa kaikille osapuolille oikean tiedon, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä?

Työntekijän näkökulma

  • Tietää mitä töitä on suoritettava, missä ja milloin
  • Tietää mitä työkohteella on tehtävät
  • Tietää miten varautua tehtävään (esim. varaosat)
  • Tietää minkälainen sähköinen raportti työn yhteydessä täytetään
  • Voi yhdellä mobiilisovelluksella tehdä kaikki kirjaukset: työaika, kilometrit, huoltoraportti, varaosat, päivärahat ja niin edelleen

Työnjohdon näkökulma

  • Näkee ja tietää missä on suoritettavat työt
  • Näkee ja tietää missä työtä suoritetaan kenenkin toimesta
  • Näkee resurssitilanteen tulevaisuuteen
  • Voi helposti määritellä ja suunnitella töitä (sekä äkillisiä että huolto-ohjelmaan perustuvia töitä)
  • Saa raportoinnin (halutun kaltaisen) kaikista tehdyistä töistä

Asiakkaan näkökulma

  • Saa tiedon ja herätteet suoritettavista töistä
  • Saa reaaliaikaista raportointia töiden suorittamista 

 


Mitä ominaisuuksia työnohjausjärjestelmässä pitäisi olla?

Erityisesti huolto- ja kunnossapitotoiminnassa kentällä tehtävään työhön liittyvät oleellisesti huollettavat kohteet - eli koneet, laitteet ja kalusto. Työn ohjaukseen liittyvän järjestelmän tulee siksi pystyä sisältämään hyvin paljon tietoa huollettavista kohteista. Ei riitä, että tiedetään kohteen ja asiakkaan tiedot - tarvitaan hyvä laiterekisteri, jonka avulla työn suorittaja pystyy jo etukäteen tietämään asioita huoltokohteesta. 

Työn ohjaukseen käytettävän järjestelmän tulisi sisältää ainakin seuraavat toiminnollisuudet:

  • Helppokäyttöinen mobiilisovellus (ei mobiili-optimoitu, vaan aidosti hyvin toimiva mobiiliratkaisu)
  • Kattavat toiminnot sisältävä työnjohdon "hallintaportaali" selaimessa
  • Mahdollisuus yksityiskohtaiseen kohteiden/laitteiden/koneiden/kaluston mallintamiseen
  • Useiden päällekkäisten työjonojen hallinta, esimerkiksi rooli- tai vastualueapohjaisesti
  • Sekä ennakoivan että korjaavan kunnossapidon työjonojen prosessointi
  • Asiakkaille mahdollisuus helposti ilmoittaa vikoja ja seurata niiden etenemistä
  • Monipuolisten kirjausten mahdollisuus kenttätyön tekijälle mobiilisovelluksella
    • Työajanseuranta
    • Työtehtävien tuntiseuranta
    • Muut kulukorvauskirjaukset
    • Varaosien ja varaston tilanteen hallinta

Tehtävät ja palvelypyynnöt mobiilit 2

Spotilla Ohjelmisto

Mitä työnohjausjärjestelmällä yleensä tehdään?

Mitä on työn ohjaaminen?

Asiantuntijatyössä työn ohjaaminen on erilaista kuin tyypillisessä kenttätyössä, jota palveluyritykset tekevät esimerkiksi huolto- ja kunnossapitotoimintaan liittyen. Siinä missä asiantuntijatyön ohjaamisessa työtä suorittavalla henkilöllä on kova vaatimus oman työnsä ohjaamiseen, on suorittavassa kenttätyössä suurempi tarve työnjohdolliselle, operatiiviselle ohjaamiselle. Miksi näin on?

Helpoin vastaus on resurssit. Kenttätyössä resursseja on lähtökohtaisesti aina liian vähän, suhteessa kentällä olevaan työhön, joka on tiukasti sidottu aikaan ja paikkaan. Asiantuntija voi päivän aikana tehdä vaikka sataa eri tehtävää eri asiakkaille, mutta kentällä tehtävässä työssä ei ole mahdollista olla sadan eri asiakkaan luona päivän aikana. Tästä johtuu, että kentällä suoritettavaa työt pitää pystyä ohjaamaan nimenomaan resurssiperusteisesti.

Tällöin työn ohjaamisessa huomioidaan esimerkiksi:

  • Maantieteellisesti missä työt ovat
  • Ajallisesti milloin työt voidaan suorittaa (päivä ja kellonaika) asiakkaan puolesta
  • Ketkä työntekijöistä ovat ylipäätään vapaita suorittamaan näitä töitä
  • Mikä olisi optimaalinen kokonaisratkaisu, huomioiden esim. maantieteellisten siirtymien hukka
  • Mitä asioita työn suorittaminen vaatii työntekijältä, kuten
    • Osaaminen/tietämys kohteesta
    • Tarvittavat työkalut/varaosat/komponenti
    • Vaaditut pätevyydet, luvat yms.

Jos näitä asioita ei voida johtaa työnohjausjärjestelmän avulla, se ei silloin palvele käyttäjäänsä riittävän hyvin!

 

Työn ohjaus ja toiminnanohjaus

Mitä on toiminnanohjaus (yleensä myös "ERP")?

Toiminnanohjauksella eli "Enterprise Resource Planning [ERP]":lla tarkoitetaan yleensä kokonaisvaltaista yrityksen kaiken toiminnan ohjaamista. Tällöin toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa tyypillisesti isoille yrityksille suunnattuja kalliita ja pitkän käyttöönottoprojektin vaativia kokonaisvaltaisia ohjelmistoja. 

Alan johtavia toimijoita toiminnanohjausjärjestelmissä ovat esimerkiksi Oracle, Microsoft, IFS, Epicor jne. Näitä toiminnanohjausjärjestelmiä ei pidä sotkea pienille tai keskisuurille yrityksille tarkoitettuihin työnohjausjärjestelmiin.

ERP (eli toiminnanohjaus) järjestelmien tyypillisiä "perusmoduleita" ovat:

  • HR-moduli
  • Myyntimoduli
  • Talous- ja kirjanpitomoduli
  • Ostomoduli
  • CRM (Customer Relationship Management) moduli
  • Tuotantomoduli
  • Hankintaketjun hallintamoduli (SCM)
  • Varasto/tuotemoduli

Jo tämän listan avulla voi nähdä, että vain hyvin pieni osa isoa ERP-ratkaisu koskee kaikkia niitä yrityksiä, jotka tyypillisesti tarvitsevat kenttätyön ohjaukseen työnohjausjärjestelmän. 

Milloin ERP on järkevää ja milloin ei?

ERP- järjestelmän hankinta on tyypillisesti strateginen ratkaisu ja jopa usean vuoden mittainen projekti - sekä ennen kaikkea mittava investointi. Yritys sitoo kaikki ydinprosessinsa valittuun toiminnanohjausjärjestelmään, josta irtautuminen ei ole helppoa. Näistä syistä pienemmät yritykset (alle 10m€ liikevaihto ja/tai alle 100 henkilöä) haluavat vain harvoin lähteä ERP-projekteihin.

ERP-järjestelmää voidaan pitää usein perusteltuna isoissa yrityksissä, jotka hakevat strategisia kumppanuuksia ERP-valmistajien kanssa ja pyrkivät pitkäjänteiseen strategiseen operaationsa kehittämiseen. Näillä yrityksillä on sekä rahaa että resursseja, joita todellakin tarvitaan onnistuneessa ERP-projektissa. 

ERP-hankinta ei koskaan ole järkevää, jos halutaan nopealla aikataululla saavuttaa toiminnan kehittämisen tavoitteita. Niin ikään ERP-hankinta ei koskaan ole järkevää, jos yrityksellä ei ole rahaa ja resursseja ERP-projektin läpivientiin.

Kevyempi työnohjausjärjestelmä on vähintään 10x nopeammin otettu käyttöön, kuin ERP-järjestelmän yksikään moduli. Se on myös huomattavasti halvempi ratkaisu. Tästä syystä pienten ja keskisuurten yritysten on paljon helpompaa hankkia portfolio keskenään integroituja järjestelmiä. Yritys säilyttää vapauden vaihtaa tulevaisuudessa yksi tai useampi ratkaisu helposti johonkin toiseen järjestelmään.

Kaksi ääripäätä

ERP-järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä ja työnohjausjärjestelmä (usein myös "Field Service Management" tai "Work Order Management") ovat ääripäissä suhteessa toisiinsa näissä asioissa:

  • Hinta
  • Sitoutuminen yhteen toimittajaan
  • Käyttöönottoprojektin vaikeus
  • Vaaditut omat resurssit

Kun pieni yritys rakentaa itselleen soveltuvan järjestelmäportfolion, se joutuu toki järjestämään tarpeelliset integraatiot järjestelmien välille. Nykyaikana integraatioiden tekeminen ei kuitenkaan ole kallista eikä aikaa vievää - vaan usein helppoa, nopeaa ja joustavaa. 

hallintaportaali karttanäkymä

Spotilla Ohjelmisto

Kenttätyön ja liikkuvan työn ohjaaminen

Kenttätyön johtaminen

Kenttätyön ohjaaminen ja johtaminen - nykyisin "kenttätyötä" tehdään melkeinpä toimialasta riippumatta osaavien ammattilaisten toimesta. Nämä oman alansa asiantuntijat johtavat monesti omaa työtään ja heillä on hyvä kyky ratkaista itsenäisesti töissään kohtaamia ongelmia. Kunhan organisaatiossa on pidetty huolta siitä, että työn suorittajalla on oikea tieto, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa - hän kyllä hoitaa työt mainiosti.

Mikä sitten on tärkeää tällaisen kenttätyön johtamisessa? Ei voida enää ajatella, että "sitten joskus" työnjohto ehtii "pöytäkoneelta" katsella työjonoa, vaan asiakkaiden (olivat ne sitten sisäisiä tai ulkoisia) tarve nopealle ja tehokkaalle reagoinille on jatkuvasti kasvanut. Asiakkaat haluavat läpinäkyvyyttä prosessiin - kun asioista ilmoitetaan tai työ tilataan - on asiakkaan tai ilmoittajan saatava (milloin hyvänsä) selvyys siihen, miten työt etenevät.

Tämän päivän "just-in-time" kulttuuri kenttätyössä tarkoittaa sitä, että kaikenlainen "ennakoiva" toiminta on pyritty minimoimaan ja asioihin halutaan ennemmin pystyä reagoimaan nopeasti silloin, kun tarve sille ilmenee. Tämä vaatii palvelua tuottavalta organisaatiolta tai yritykseltä hyvää valmiutta teknisesti (ohjelmistot) ja toiminnallisesti (prosessit). 

Kenttätyön johtamisessa työnjohdolla on oltava kyky sekä nähdä mobiilisti työtilanne, että pystyä hallitsemaan työjonoa ja sisään tulevia keikkoja helposti. Tämä ei onnistu järkevästi, jos aina pitää kaivaa läppäri esiin ja kirjautua palveluun. Tarvitaan helppo ja joustava tapa nähdä työtilanne ja johtaa sitä. 

Kaikenlainen "hukka" pitäisi pystyä eliminoimaan siitä prosessista, jossa:

  • Töitä ilmoitetaan tai tilataan
  • Työt vastaanotetaan ja käsitellään
  • Työt vastuutetaan tekijälle
  • Työt suoritetaan ja dokumentoidaan
  • Työtunnit ja varaosat kirjataan
  • Työt raportoidaan ja hyväksytään
  • Työt laskutetaan

Hukka syntyy siitä, että tehdään asioita huonoilla työkaluilla (ohjelmistot tai niiden puute) tai siitä, että ei olla mietitty miten prosessi toimii. Hyvä asia on se, että hukka saadaan poistettua heti kun em. asiat laitetaan kuntoon. 

Kaikkien yritysten ja organisaatioiden pitää pystyä tutkimaan kriittisesti omia toimintatapojaan. Kysymykset, kuten "teemmekö asioita järkevästi" ovat avainasemassa siinä, että toimintaa päästään muuttamaan paremmaksi. Kannattaa muistaa, että mikään asia ei muutu paremmaksi "itsestään" ja että aina löytyy niitä soraääniä, jotka vastustavat kaikkea muutosta. Näiden asioiden ei kuitenkaan kannata antaa estää toiminnan kehittämistä, koska sen tavoitteenahan on parempi työympäristö kaikilla ja enemmän arvoa asiakkaalle. 

 

Miten vertailen tyonohjausjärjestelmät?

Järjestelmien vertaamisesta yleisesti

Kun ylipäätään päättää vertailla keskenään erilaisia IT-järjestelmiä, kannattaa tehdä itselleen selväksi, että kyse on muustakin kuin hinnan vertaamisesta. Hinta on totta kai tärkeä - mutta ei missään nimessä tärkein kriteeri. On nimittäin mahdollista ostaa erittäin kalliilla huono järjestelmä tai hyvin halvalla erittäin hyvä järjestelmä. Molempia tapahtuu yrityksille koko ajan - enemmän kuin luuletkaan. 

Kun työnohjausjärjestelmiä alkaa vertailemaan keskenään, pitää ensin tehdä itselleen selväksi ne kriteerit, joiden perusteella järjestelmät päätyvät omaan "vertailukoriin". Tämä kriteeristö voi olla esimerkiksi seuraavan kaltainen:

  • Pakolliset ominaisuudet/toiminnot jotka järjestelmässä pitää olla
  • Käyttöliittymät joilla järjestelmää pitää voida käyttää (esim. iPhone, Android, Windows, Mac, Puhelin/Tabletti jne.)
  • Saako järjestelmään kuulua asennettavia ohjelmistoja vai pitääkö sen toimiva natiivisovelluksilla, eli  tietokoneessa selaimella ja kännykässä sovelluksilla
  • Hankitaanko järjestelmä pilvestä vai aiotaanko ostaa omille palvelimelle asennettavia ohjelmistoja

Tällaisen listan avulla voi helposti selvittää internetistä, mitkä järjestelmät täyttävät omat vaatimukset. Sen jälkeen päästäänkin jo yksityiskohtaisempaan vertailuun.

Mobiili transparent

Yksityiskohtien selvittäminen testaamalla

Kun olet hankkimassa työnohjausjärjestelmää, ehdoton suositus on hankkia vain sellainen järjestelmä, jota voit kokeilla ilmaiseksi ja helposti ennen ostopäätöksen tekemistä. Tällöin pystyt itse mietiskelemään sitä, miltä haluaisit järjestelmän "tuntuvan" ja "näyttävän" loppukäyttäjille. 

Vanha totuus kaikkien IT-järjestelmien osalta on se, että "piru piilee yksityiskohdissa". Tämä tarkoittaa sitä, että jos et varmuudella tiedä, miten joku asia käytännössä juuri sinun toiminnassasi pitäisi tapahtua, et pysty varmistamaan onko sen tekeminen siten mahdollista jollakin järjestelmällä. Siksi on tärkeää päästä kokeilemaan järjestelmiä ja tutustua siihen miten ne toimivat. 

Kun pääset käytännössä tekemään työnohjausjärjestelmällä sitä mitä sillä haluaisitkin tehdä, saat samalla tarkennettua omia "vaatimusmäärityksiä" ja pystyt selvittämään järjestelmän toimittajalta, voiko asiat tehdä kuten haluaisit. 

Tällaiseen "kokeiluun" on hyvä varata aikaa 1-2h / järjestelmä. Ajatellaanpa asiaa. Olet hankkimassa järjestelmää yritykseesi useaksi vuodeksi. Vaikka hankkisitkin kevyen ja helppokäyttöisen pilviohjelmiston, josta voit luopua milloin hyvänsä, kukaan ei silti halua huvikseen vaihtaa järjestelmiä. Eikö siksi kannatakin käyttää 1-2h / järjestelmä - sanotaanko yhteensä 3-6h (3 järjestelmää) sen selvittämiseksi, että ne vastaavat tarvettasi?

Kysymyspatteri toimittajalle

Kun olet testannut järjestelmää, laadi kysymyspatteristo ja toimita se kaikille tai valitsemillesi toimittajille esimerkiksi sähköpostilla - samalla voit varmistaa myös hinnoitteluun liittyvät asiat. 

Saatuasi vastaukset sinulla pitäisi olla aika hyvä käsitys siitä, minkä yhden tai kahden toimittajan kanssa haluat jatkaa prosessia.